第一章 总则

第一条 为进一步加强某某某某有限责任公司（以下简称公司）会计基础工作，规范会计档案管理，根据《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）以及《某某某某集团有限责任公司财务档案管理办法》（2016年6月修订）等相关规定，并结合公司实际，制定本办法。

第二条 会计档案是指在经济管理和会计核算中直接形成的具有保存利用价值的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。其他档案是指在经济活动及财务管理过程中产生的其他文件资料。

第二章 组织与职责

第三条 公司计划财务部是财务档案管理的归口部门，并指定专人负责财务档案管理，出纳人员不得监任会计档案管理工作。具体职责包括：

(一) 负责财务档案的收集、整理、装订、归档工作。

(二) 负责财务档案的保管、查阅工作。

(三) 负责财务档案的移交工作。

(四) 负责财务档案的鉴定、销毁工作。

(五) 负责与财务档案相关的其他工作。

第三章 财务档案的管理范围

第四条 会计档案的管理范围包括：

(一) 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

(二) 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

(三) 财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(四) 其他会计档案类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条 其他档案的管理范围包括：

(一) 财务管理：财务工作计划与总结、财务数据统计及分析资料、财务清查汇总资料、财务管理制度、审计及评估报告等资料。

(二) 资金管理：银行账户开户许可证、销户申请、贷款卡、现金盘点表、银行借款合同等资料。

(三) 税务管理：税务申报表、发票抵扣联、税务检查、税收减免、税务政策文件等资料。

(四) 资产管理：固定资产及存货盘点表、固定资产及存货盘点报告、固定资产新增、报废、调拨、转让等资料。

(五) 日常管理：收文、发文、部门会议记录、培训记录、会计档案移交、保管、销毁清册等资料。

(六) 电子文件：存储在磁性介质上的会计数据、程序文件等资料。

第四章 会计档案的整理和装订

第六条 各财务部门在年度终了对本年度形成的财务档案进行整理。

第七条 会计档案的装订要求：

(一) 会计凭证的装订。月度终了，在ERP系统各公司代码下按利润中心流水号排序装订（只有一个利润中心的按公司代码流水号排序装订），每本为一卷。装订时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订要求整齐、牢固、美观、不掉页、不压字、不窜页、不倒置，便于翻阅。当月凭证应在次月底前装订完毕，凭证装订封面由集团财务部统一印制。封面及卷脊要填写齐全，并在装订处加盖骑缝章，会计主管人员和装订人员在会计凭证封面上签章。

(二) 会计账簿的装订。年度终了，将会计账簿及时整理装订，并加装封面。封面应注明账簿名称、单位全称、年度等信息。每卷账簿应粘贴印花税票并加盖财务专用章。

(三) 财务会计报告的装订。年度终了，将留存存档的财务会计报告按月装订成册，每卷报告应加盖财务专用章。

(四) 其他档案装订。年度终了，按会计资料分类装订，并加装封面。封面应注明资料名称、单位名称、年度等信息。

第五章 财务档案的归档

第八条 对每月形成的会计凭证，装订人员应在次月底前按标准装订完毕，移交各财务部门档案管理人员归档。

第九条 对每月形成的财务会计报告，应在次月底前移交各财务部门档案管理人员归档。

第十条 对年度会计账簿等会计档案，应在年度审计工作结束后一个月内装订完毕，移交各财务部门档案管理人员归档。

第十一条 对每年度形成的审计报告、资产评估报告等资料，应在次年6月底前收集完毕，移交各财务部门档案管理人员归档。

第十二条 对每月因日常工作形成的具有保存价值的财务资料，各岗位财务人员应随时移交档案管理人员归档。

第十三条 对形成周期过长，比如跨年度、需几年完成的工程项目形成的会计资料，通常可按工作进度归档。

第六章 财务档案的保管

第十四条 会计档案的保管期限详见附件1。保管期限的起始日期从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条 当年形成的会计档案，由各财务部门保管一年后移交各单位档案管理部门。

第十六条 会计保管工作要严防泄密、散失等事故的发生。各财务部门根据档案保存期限制定以下保密级别：

(一) 第一级：会计账簿类。总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。

(二) 第二级：会计凭证类。原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

(三) 第三级：财务报告类。月报、季报、年度财务报告、重要的经济合同、单位相关文件、施工预算及报告书等。

(四) 第四级：其他类。银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。

第十七条 各财务部门保管会计档案期间，应建立财务档案保管清册，配备专用的档案室、档案柜，有序存放，方便查阅，不得随意堆放。同时做好六防：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防磁。定期进行检查，发现问题及时处理。

第七章 财务档案的查阅

第十八条 各财务部门应建立财务档案查阅登记簿，登记查阅人的姓名、工作单位、查阅日期、查阅内容、归还日期等。借阅财务档案的人员，不得转借他人，不得在财务档案上作任何标记、勾画和涂改，更不得拆封、抽换单据，做到归还档案完好无损。

第十九条 财务人员查阅财务档案，应填写财务档案查阅登记簿。

第二十条 财务以外人员查阅财务档案，须经各财务负责人批准，填写财务档案查阅登记簿，并办理调阅手续。

第二十一条 外单位人员查阅财务档案，应持单位正式介绍信，经各财务负责人批准，填写财务档案查阅登记簿，并办理调阅手续。

第二十二条 借阅财务档案人员，不得将财务档案携带出外，特殊情况，需分管财务工作的公司领导批准。需要复制财务档案的，经分管财务工作的公司领导批准后，由档案管理人员负责办理。

第二十三条 经批准借阅的财务档案，应限定期限，由档案管理人员按期收回，并办理注销借阅手续。

第八章 信息化会计档案管理

第二十四条 各财务部门可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第二十五条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

(一) 形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和输送；

(二) 使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接受和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

(三) 使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案、符合电子档案的长期保管要求、并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

(四) 采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

(五) 建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

(六) 形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第二十六条 各岗位财务人员对日常工作形成的具有保存价值的电子文档，应注意保存、保密，及时将备份交档案管理人员。

第九章 财务档案的销毁

第二十七条 对于保管期满的会计档案，应由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，填写会计档案销毁清册，列明销毁会计档案类别、案卷号、档案名称、册数、起止年月日、应保管期限、已保管期限等内容。会计档案销毁清册由单位负责人和财务负责人签字。

第二十八条 销毁会计档案时，应按照会计档案销毁清册所列内容核对要销毁的会计档案，并指派公司档案管理人员会同财务人员共同监销，确保不丢失、不泄密、不漏销。销毁后应当在会计档案销毁清册封面上签章，并将监销情况报告本单位负责人。

第二十九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证，不得销毁。应当单独抽出立卷，保管到结清债权债务时为止。正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁，应保管到建设完工后移交给接收单位，由接收单位按规定进行销毁。

第三十条 日常财务文件使用碎纸机进行销毁。

第十章 附则

第三十一条 本办法由公司计划财务部负责解释。

第三十二条 本办法自发布之日起执行。